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Caso ASOVICAUTO
ASOVICAUTO S.L.: " Las gestiones con nuestros clientes y proveedores las hemos basado siempre en relaciones de confianza y en la palabra, pero a veces.....eso nos ha costado dinero
 
Asovicauto, es una empresa de Soria que se dedica a la realización de trabajos de manipulado y montaje con mano de obra discapacitada, especialmente para el sector de la automoción. La estructura de recursos humanos, es muy simple: el gerente lo hace casi todo y solo tiene una pequeña ayuda en la administración. El resto, son operarios.

Aunque en principio podría parecer que para una empresa así, un sistema de gestión de la calidad no aportaría grandes cosas, tras la implantación y certificación en la norma ISO 9001:2000, se lograron principalmente las siguientes mejoras:

  • Como las relaciones con los clientes eran muy cordiales, la relación del Gerente con la mayoría de ellos se realizaba si dejar por escrito ninguna de las condiciones pactadas para desarrollar los trabajos, ni del precio ni del servicio. No existían ni contratos ni presupuestos. Y esto era así, porque según las propias palabras del Gerente, “Nunca habían tenido problemas”.

    Con la implantación del sistema de calidad, se consiguió que todas las condiciones pactadas quedaran reflejadas por escrito antes de comenzar a desarrollar los trabajos, mediante la elaboración de presupuestos. Esto facilitó el control de las condiciones pactadas, una vez que comienza a pasar el tiempo desde su firma y una aceptación por escrito de las mismas por ambas partes, evitando así mal entendidos futuros. También dotó de seriedad al proceso de negociación, al presentar unos presupuestos con sello y firma de la propia empresa a parte de una plantilla con la imagen de la empresa.
  • Las compras. El medio más utilizado para hacer pedidos, era el teléfono. Es fácil, no se pierde tiempo y... y no se anota en ningún sitio. Y donde dije digo, digo diego y a ver quien tiene razón. Que si yo apunté, que si tu me dijiste... Otro problema, era que a la hora de recepcionar  los materiales comprados, el documento de referencia con el que se contrastaba el material, era el propio albarán del proveedor, que coincide en un 99 % de las veces con lo que te envían, pero que no coincide tantas veces con lo que realmente se ha pedido, sobretodo cuando son personas diferentes las que hacen el pedido y lo inspeccionan. Esto provocaba que cuando se detectaba que lo que nos habían enviado no coincidía con lo que se había pedido realmente, era tarde y se producían los consiguientes retrasos en los tiempos pactados con el cliente, tener que volver a pedir el material, negociar con el proveedor para ver quien se equivocó, en definitiva, euros que se escapaban sin ningún control.

    Con la implantación de un sistema de calidad, se comenzó a dejar de utilizar el teléfono como medio para realizar las compras y se empezó a utilizar el fax. La persona que se encargaba de realizar las compras, lo anotaba por escrito, reflejando las condiciones necesarias y lo enviaba por fax al proveedor, para que de esta forma no hubiera una pérdida de información. Cuando era importante, se hacía una llamada para confirmar las condiciones y en caso contrario, elaborar otro pedido. Ese pedido pasaba a la zona de recepción y cuando llegaba el material, la persona que se encargaba de su verificación, utilizaba el propio pedido para comprobar que el proveedor había servido lo que marcaba el pedido, de forma que, si a pesar de darle la información de la mejor manera posible había alguna confusión, esta se detectaba en ese momento y no en el momento de incorporar el producto comprado al proceso de trabajo.

En resumen, los negocios, son los negocios, por muy buena relación que tengas con tus clientes o proveedores, el exceso de confianza nunca puede dar carta blanca para saltarse los pasos a seguir, hay dinero en juego.

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